Алгоритм создания конфиденциального делопроизводства

Оксана Шахлай, юрист GRATA International

В Беларуси на нормативном уровне регламентация ведения конфиденциального делопроизводства отсутствует. При возникновении в компании необходимости перевода делопроизводства в режим «конфиденциально» рекомендуем руководствоваться правилами работы с документами, содержащими информацию, составляющую КТ, и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Шаг 1. Действия до создания конфиденциального делопроизводства

Перед созданием механизма конфиденциальной информации организации потребуется:

– разобраться с перечнем конфиденциальной информации, защиту которой осуществляет организация как ее владелец; 

– определить ограничения доступа к этой информации. Это можно прописать в локальных правовых актах (подробнее о создании ЛПА – в шаге 2); 

– произвести учет лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации (составить соответствующие списки руководителей, сотрудников, паролей пользователей информационных систем, организаций-контрагентов и т.п.); 

– осуществлять контроль за порядком приема, регистрации, отправки, тиражирования, выдачи и исполнения документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну.

Шаг 2. Разработка ЛПА о порядке ведения конфиденциального делопроизводства

Создание и ведение конфиденциального делопроизводства в организации относится к организационным мерам защиты коммерческой тайны. На начальном этапе регламентации порядка создания и ведения конфиденциального делопроизводства необходимо разработать ЛПА (инструкцию, положение) в которых отражается специфика деятельности организации.

Шаг 3. Утверждение ответственного лица за ведение конфиденциального делопроизводства (опционально)

В зависимости от объема информации, составляющей КТ, в организации может быть создано структурное подразделение, обеспечивающее ведение делопроизводства по документам, содержащим КТ, либо назначено лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в соответствии с приказом. 

Шаг 4. Подписание обязательства о неразглашении коммерческой тайны

Работники, осуществляющие организацию и ведение делопроизводства по документам, содержащим информацию, составляющую КТ, должны письменно оформить отношения с организацией по соблюдению режима КТ, в том числе путем подписания обязательства о ее неразглашении.

При этом нанимателю необходимо обучать работников правилам работы с документами, содержащими информацию, составляющую КТ.

Хранение, изъятие, перемещение и уничтожение конфиденциальной документации

Для хранения конфиденциальных сведений в организации должно быть выделено служебное помещение для работы ответственных работников и оперативного хранения документов, содержащих КТ, а также, при необходимости, для работы исполнителей. При этом должно быть исключено незаконное ознакомление, в том числе в результате случайности или действий третьих лиц, со сведениями, составляющими КТ.

Служебное помещение должно иметь соответствующее технологическое оснащение: должно быть обеспечено необходимым оборудованием и техническими средствами, в том числе средствами защиты информации, сертифицированными в соответствии с требованиями, предъявляемыми к безопасности информации.

Изъятие информации до ее уничтожения, перемещение информации осуществляется на основании актов с указанием даты проведения мероприятий, точного времени и уполномоченных лиц с составлением описи изъятой информации.

Уничтожение документов, содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, необходимо производить комиссионно. 

Отобранные к уничтожению документы должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста документа посредством применения специального оборудования или сжигаться. Информация на магнитных носителях уничтожается с помощью специальных программ.

По итогам процедуры составляется акт об уничтожении, подписываемый членами комиссии. 

При необходимости предварительно может проводиться экспертиза конфиденциальности бумаг для определения их ценности.

Заказать консультацию

Наши юристы проконсультируют Вас по любому вопросу
Меню